Командировки. С этим явлением, так или иначе, сталкиваются сотрудники крупных компаний, корпораций и госучреждений. Командировкой считается поездка по распоряжению руководства для решения поставленной задачи в другой населенный пункт, в котором сотрудник не работает постоянно.
Также отличительной чертой служебной командировки является известность срока её длительности. Соответственно, исходя из этого, и производится расчет командировочных средств. По какому принципу? Что учитывается при расчете, а что нет? Как документально учитывать те или иные расходы? Давайте разберемся.
Что входит в командировочные расходы?
Первым делом стоит отметить тот факт, что на время командировки трудовой кодекс РФ гарантирует сотруднику сохранение места работы и получение средней заработной платы, что мы рассмотрим ниже. Кроме того, статья 168 Трудового Кодекса обязывает работодателя возместить следующие расходы.
- Транспортные расходы. В данной статье компенсируется как собственно билет до точки назначения и обратно, так и сопутствующие расходы, как то: стоимость транспорта до аэропорта или вокзала, включая провоз багажа, транспортные страховки, оплата постельного белья в поездах и т.д. Причем работодатель вправе выбрать транспорт, которым сотрудник будет добираться до пункта назначения.
- Расходы на размещение. Командировка подразумевает проживание в гостиницах, соответственно работодатель обязан возмещать затраты на жилплощадь, включая бронирование, затраты на пользование телевизором, холодильником, местным телефоном. Если командировка подразумевает бесплатное проживание, то данная статья расходов не учитывается.
- Суточные. Суточными считаются расходы, связанные с проживанием вне места размещения и непосредственно работы. Возмещаются они за каждый день командировки, включая путь до места назначения и обратно.
- Прочие расходы, которые согласованы с руководством.
Кроме того, стоит разобраться, что такое средняя заработная плата. В данном случае расчет компенсационных средств отличается от расчета отпускных. В данном случае берется средняя заработная плата за 12 месяцев, включая премиальные и сверхурочные, но исключая отпускные и больничные, и, исходя из этого, вычисляются среднесуточные, которые и являются подневной оплатой в течение командировки.
Бухгалтерский учет командировочных расходов.
По возвращении из командировки сотрудник в течение 3 дней обязан представить отчетные документы в бухгалтерию. Как и что необходимо собирать в процессе командировки, чтобы ситуация в бухгалтерии была прозрачной?
- Транспортные расходы компенсируются по фактическому наличию транспортных билетов и иных документов, удостоверяющих затрату денежных средств.
- Расходы на размещение компенсируются при наличии счета-фактуры, в котором при оформлении сотрудник должен указывать юридическое лицо, инициировавшее командировку. Стоит отметить, что в случае командировки за границу, составленные на иностранном языке документы должны иметь построчный перевод на русский язык.
- Документом, подтверждающим суточные расходы, является командировочное удостоверение. Отчитываться за суточные расходы сотрудник не должен, то есть нет нужды собирать чеки или иные документы, подтверждающие затраты. Для сотрудников бюджетных учреждений предусмотрены следующие нормативы суточных – 700 рублей при командировке по территории Российской Федерации, и 2500 рублей в случае зарубежных командировок. Стоит отметить, что негосударственные учреждения вправе увеличивать данные суммы, но все, что свыше установленных нормативов, будет облагаться НДФЛ.
- Иные расходы, связанные со служебной необходимостью, например услуги переводчика или билеты на целевое мероприятие, компенсируются при наличии чеков или иных документов, удостоверяющих затрату денежных средств.
Кроме того, в бухгалтерию необходимо представить собственно приказ о командировке, и, в случае заграничной командировки, загранпаспорт со стандартными отметками о пересечении границ.
Итак, теперь мы имеем представление о том, на что стоит рассчитывать при служебных поездках, и можем уверенно собирать чемоданы. Приятной поездки и счастливого пути!