Если вы отправляете своего сотрудника в командировку, вам нужно быть готовым к тому, что все целевые расходы, которые он понесет во время поездки, нужно будет возместить.
В этом случае расходами могут быть признаны только обоснованные, а также подтвержденные документально затраты. Поэтому, чтобы не возникло никаких недоразумений относительно расходов, необходимо инструктировать сотрудника о том, какими именно документами командировочные расходы могут и должны быть подтверждены.
Документы, подтверждающие командировочные транспортные расходы
Для удобства подборки подтвердительных документов, разделим командировочные расходы на целевые группы. В этой статье речь пойдет о транспортных расходах.
Транспортные расходы – это затраты на проезд к месту командировки и обратно. Добраться до нужного места можно как посредством общественного транспорта, так и на личном или служебном автомобиле. В первом случае дело с документами обстоит довольно просто - основным документом, подтверждающим транспортные расходы, являются проездные билеты на все виды транспорта. Сотрудник может получить конкретные указания относительно того, каким транспортом он будет добираться, если же указаний нет, то выбрать вид транспорта самостоятельно. Помимо собственно расходов на проездные билеты, оплачиваются и сопутствующие расходы – предварительная бронь, комиссионные сборы, пользование услугами транспортных компаний, оплата проезда багажа, а также расходы на дорогу до вокзала или аэропорта. Все дополнительные расходы подтверждаются соответствующими квитанциями и/или контрольно-кассовыми чеками. В случае если билет был куплен электронно, то оплата проезда подтверждается распечаткой электронного билета на бумажном носителе, а также посадочным талоном.
сотруднику оплачивается проезд на всех видах общественного транспорта, кроме такси, если нет отдельной договоренности с работодателем
Если сотрудник добирается до места командировки на собственном автомобиле, то дело обстоит сложнее. Во-первых, участие личного транспорта сотрудника в рабочих поездках возможно только при наличии трудового договора или договора гражданско-правового характера между сотрудником и работодателем, в рамках которого сотруднику выплачивается компенсация за использование его транспортного средства или его аренду. Как правило, это фиксированная сумма, зависящая от объема двигателя автомобиля. Доходы с аренды личного автомобиля должны облагаться НДФЛ, а также страховыми взносами. Если сотрудник передвигается на служебной машине, то оплачиваются только расходы на ГСМ.
Расходы на ГСМ могут оплачиваться только при наличии маршрутного листа, подтверждающего служебный характер использования автомобиля и соответствующего контрольно-кассового чека.