Книга регистрации приказов, также известная как журнал регистрации приказов, - это один из дискуссионных моментов в делопроизводстве. Многие не считают нужным заниматься дополнительной бумажной работой.
Давайте подробнее рассмотрим вопрос целесообразности и методики ведения книги регистрации приказов.
Что такое книга регистрации приказов? Для чего она нужна?
Нормативными актами делопроизводства установлен порядок обязательной регистрации документов, которые требуют ответа, исполнения, или используются в справочных целях. То есть, например, приказ вступает в силу только с момента его подписания и регистрации. Соответственно, книга регистрации приказов - это книга, в которой регистрируются и фиксируются все делопроизводственные массивы. Книги регистрации приказов служат для:
- Учета наличия и движения документов;
- Придания юридической силы документам;
- Организации и систематизации документооборота на предприятии;
Книга подтверждает наличие документа и дату его фиксирования, что облегчает, к примеру, нахождение некого акта, который был принят 2 года назад, и любые другие работы с архивом. Соответственно, можно сделать вывод, что трудозатраты по ведению книг учета меньше, чем польза от них.
Как вести книгу регистрации приказов?
Стоит отметить тот факт, что формы ведения утверждены только для некоторых видов книг учета, в остальных случаях ведение книги может регулироваться нормативными актами организации. Отсюда можно сделать вывод, что кроме случаев уже установленных форм книг регистрации, делопроизводитель может разработать и нормировать удобный в конкретном случае формат. Давайте рассмотрим некоторые моменты по систематизации книг регистрации.
- Стоит разбить книги регистрации приказов на отдельные регистрационные массивы по сроку хранения. Например, приказы по личному составу делятся по сроку хранения на приказы, хранящиеся 75 лет, и приказы, хранящиеся 5 лет. Соответственно, удобнее будет вести два журнала приказов по личному составу.
- Книги должны быть в твердой обложке для надежности хранения.
- Книги должны иметь клеевый переплет, необходимый для возможности доказательства документального факта, например, в суде, а также невозможности извлечения или более позднего добавления листа.
- Страницы должны быть пронумерованы от начала до конца, быть прошиты и скреплены печатью организации и руководителя.
- На обложке книги следует написать название организации и самой книги, а также даты начала и окончания заполнения. Книги ведутся до полного заполнения.
- Книги должны иметь заверительную запись. Она включает в себя название книги, количество пронумерованных страниц (прописью), дату и так же подпись с расшифровкой руководителя. Заверительная запись размещается на задней обложке книги снаружи или внутри.
- Документы стоит регистрировать только один раз. Однократная регистрация позволяет проконтролировать исполнение документа и избежать путаницы при хранении.
- Документы стоит регистрировать в день их поступления, или в случае с внутренними и исходящими документами, в день подписания.
- Документы стоит нумеровать от единицы по возрастанию в пределах одного календарного года. То есть по завершению года стоит начинать новую нумерацию с единицы.
Мы надеемся, что представленный материал оказался полезным для Вас, и Вы можете систематизировать и оптимизировать свое делопроизводство, избежав ненужных хлопот при больших оборотах информации. В случае, если у Вас возникли дополнительные вопросы, Вы можете проконсультироваться у специалиста.